Dynamics 365 eller Business Central ligner én beslutning, men er reelt to. Begge navne kommer fra Microsoft, begge bliver kaldt “Dynamics”, og begge bliver solgt som svaret på at drive hele forretningen på én platform. Netop den fælles branding er grunden til, at valget bliver uklart. At vælge forkert er dyrt på en måde, der først viser sig efter halvandet år, ikke i den første måned. Sådan her rammesætter vi beslutningen, når en kunde spørger os, hvilken vej de skal gå.
Hovedpointer
- Business Central er ét ERP-produkt til små og mellemstore virksomheder. Dynamics 365 er en familie af separate applikationer, hvoraf én er et ERP-system i virksomhedsklassen.
- Den ærlige sammenligning er som regel Business Central over for Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management, ikke over for “Dynamics 365” som helhed.
- Størrelse afgør det ikke alene. Proceskompleksitet, antal juridiske enheder og dybden i produktion og lager betyder mere end antal medarbejdere.
- CRM er en selvstændig beslutning. Sales og Customer Service kan kobles til begge ERP-systemer.
- Licenser er den mindste del af den samlede omkostning. Migrering, integration og løbende ændringer tager størstedelen af budgettet.
- De fleste mislykkede implementeringer fejler i integrationslaget, ikke i selve ERP-systemet.
Hvad de to navne rent faktisk dækker over
Dynamics 365 Business Central er ét produkt. Det dækker økonomi, indkøb, salg, lager, projektregnskab og lettere produktion, og det er målrettet virksomheder, der vil have et komplet ERP-system uden et stort implementeringsprogram. Det nedstammer fra Navision, og derfor føles begreberne velkendte for teams, der har kørt NAV i årevis.
Dynamics 365 er ikke ét produkt. Det er en familie: Sales, Customer Service, Field Service, Marketing, Finance, Supply Chain Management og flere. Hver licenseres for sig, og hver kan tages i brug alene. Når nogen siger, at de “kigger på Dynamics 365”, mener de typisk én af to ting, og det er værd at få afklaret, før nogen sammenligning går i gang.
Det reelle spørgsmål er derfor næsten altid et af disse to. Business Central over for Dynamics 365 Finance og Supply Chain Management, hvis I vælger ERP. Eller Business Central over for en Dynamics 365 CRM-applikation, hvis det, I i virkeligheden mangler, er kundestyring frem for en finanskonto.
Dynamics 365 eller Business Central: spørgsmålet, der afgør det
Antal medarbejdere er det tal, alle griber ud efter, og det mindst brugbare alene. En kontraktproducent med 90 ansatte kan passe dårligere til Business Central end en rådgivningsvirksomhed med 600. Det afgørende er, hvor komplicerede jeres processer er, og hvor mange af dem der er reelt usædvanlige.
Tegn på at Business Central passer
- Én juridisk enhed, eller en håndfuld med enkel intercompany-postering.
- Økonomi, lager og indkøb, der grundlæggende ligner alle andres, selv hvis produkterne ikke gør.
- Produktion, der er montage eller lettere fremstilling frem for planlægning på tværs af fabrikker.
- En præference for at konfigurere et standardprodukt frem for at bygge jeres egne processer ind i software.
- En implementering, I vil måle i måneder frem for år.
Tegn på at I har brug for Dynamics 365 Finance and Supply Chain Management
- Mange juridiske enheder på tværs af flere lande, med konsolideret rapportering og lokale lovkrav i hvert land.
- Lagerstyring med reel dybde: bølgeplukning, komplekse indlagringsstrategier, automation på gulvet.
- Produktion med planlægning på tværs af lokationer, underleverandører eller reelle kapacitetsbegrænsninger.
- Transaktionsvolumener, der er store nok til, at ydeevne er en designbeslutning frem for en eftertanke.
- En økonomifunktion, der allerede kører processer, som Business Central kun kunne understøtte med tunge udvidelser.
Hvis I læser begge lister og genkender jer selv i den første, er beslutningen som regel lettere, end salgssamtalen antyder. Vores Microsoft Business Central-udviklingstjenester findes netop til den gruppe, hvor platformen passer, og arbejdet ligger i konfiguration, udvidelser og data.
Hvor CRM hører til, og hvorfor det er en selvstændig beslutning
Sales og Customer Service ligger ved siden af begge ERP-systemer. At koble de to beslutninger sammen er en almindelig fejl, fordi det gør en overskuelig CRM-udrulning afhængig af et langt større ERP-program. Mange virksomheder kører en Dynamics 365 CRM-applikation mod Business Central, eller mod et ERP fra en helt anden leverandør, og integrationen er velkendt terræn.
Træf CRM-valget på dets egne præmisser: den salgsproces, I faktisk kører, den rapportering jeres kommercielle team har brug for, og hvor meget af kundedataene der skal være synlige i økonomi. Vores Microsoft CRM-udviklingstjenester dækker den side, inklusive integrationen tilbage til det ERP, I lander på.
De omkostninger, folk overser
Licens per bruger er synlig, sammenlignelig og nem at sætte i et regneark, og derfor fylder den mest i de tidlige samtaler. Det er sjældent det tal, der afgør, om projektet var pengene værd. Det er disse poster, der flytter totalen.
- Datamigrering. Konsekvent undervurderet. Legacy-data er aldrig så rene, som analysen antyder, og oprydningen er forretningsarbejde, ikke kun teknisk arbejde.
- Integration. Hvert system, der skal tale med ERP-systemet, er et projekt for sig med egen test og egne fejlscenarier.
- Udvidelser og ISV-tilføjelser. Hver enkelt er en afhængighed, I bærer med gennem hver fremtidig opgradering.
- Forandringsledelse. Omkostningen ved at folk skal lære nye processer er reel, selvom den aldrig står på en licensfaktura.
- Løbende udvikling. Systemet er ikke færdigt ved go-live. Budgettér for året efter, ikke kun for projektet.
Integration er der, hvor projekter reelt fejler
Efter vores erfaring er det sjældent selve ERP-systemet, der vælter en implementering. Det er webshoppen, der skal bogføre ordrer, lagerscannerne, der skal reservere varer, lønsystemet, der skal fodre finanskontoen, og rapporteringsværktøjet, der skal læse det hele konsistent. Hver af dem er en grænseflade med sine egne særtilfælde.
Kortlæg alle eksterne systemer, før en eneste connector skrives, og beslut for hvert enkelt, om det er realtid eller batch, hvem der ejer posten, og hvad der sker, når den anden side er nede. Det er arbejdet bag vores API-udviklingstjenester, og det bør gøres under udvælgelsen frem for bagefter.
Sådan mindsker I risikoen i beslutningen
I behøver ikke gætte. Tre ting reducerer pålideligt risikoen, før I binder jer.
- En fit-gap mod jeres virkelige processer. Ikke en demo, hvor produktet fungerer perfekt, men en gennemgang af de fem processer, der er reelt usædvanlige i jeres forretning.
- En gennemgang af det, I allerede har. Hvis I flytter fra NAV eller fra et tungt tilpasset system, fortæller de eksisterende tilpasninger jer, hvad der kan overleve. Det er formålet med en kodeaudit.
- Et lille bevis på rigtige data. Én proces, én integration, jeres egne poster. Det besvarer flere spørgsmål end endnu en runde leverandørdemoer.
Bemanding betyder også noget. Hvis implementeringspartneren gør alt, og jeres egne folk ikke lærer noget, bliver I afhængige af dem ved hver eneste ændring bagefter. Et dedikeret udviklingsteam eller en struktureret aftale om outsourcing af softwareudvikling kan holde kapaciteten tilgængelig uden den binding, og vores Dynamics 365-udviklere arbejder i begge modeller.
Ofte stillede spørgsmål
Det kan I, men planlæg det ikke som en billig opgraderingsvej. Det er forskellige produkter med forskellige datamodeller, så det bliver en ny implementering frem for en migrering. Vælg ud fra, hvor forretningen er om tre til fem år, ikke kun ud fra i dag.
Nej. Det kører fint i virksomheder med flere hundrede ansatte. Grænsen er proceskompleksitet frem for størrelse, og derfor handler de to lister ovenfor om, hvordan I arbejder, frem for hvor mange I er.
En fokuseret udrulning for én enhed med nogle få integrationer tager typisk tre til seks måneder. Flere enheder, tung migrering eller usædvanlig produktion trækker det ud. Den faktor, der flytter tidsplanen mest, er datakvalitet, ikke konfiguration af software.
De fleste virksomheder har brug for hjælp til den første implementering og vil derefter være selvkørende med ændringer. Det er et rimeligt mål, og det er værd at sige højt fra start, så partneren opbygger jeres teams viden undervejs i stedet for uden om det.
Bundlinjen
Få afklaret, hvilket Dynamics 365-produkt I reelt sammenligner med, træf så beslutningen på proceskompleksitet frem for antal medarbejdere, og budgettér efter migrering og integration frem for licenser. Hold CRM-beslutningen adskilt. Bevis de besværlige dele på rigtige data, før I binder jer.
Vil I have en second opinion på, hvilken platform der passer til måden, I arbejder på, så skriv til os. Vi ser på jeres processer og siger ligeud, hvilken vi ville vælge og hvorfor.
