Copilot i Business Central er Microsofts AI-hjælp bygget direkte ind i jeres ERP. Den kan skrive udkast, foreslå posteringer og svare på spørgsmål om jeres data, men den gør kun en forskel, hvis grunddata, rettigheder og arbejdsgange er i orden. Her er, hvad Copilot kan i dag, hvad det kræver af jer, og hvornår det giver mening at bygge noget selv.
Det skal I vide
- Copilot er en del af Business Central. Funktionerne slås til og fra af en administrator, én ad gangen.
- Microsoft tilføjer og ændrer funktioner i hver opdateringsbølge. Tjek, hvad der findes i jeres version, land og sprog.
- Rodede varekort og kundedata giver dårlige forslag. Oprydning kommer før AI.
- Alle forslag skal godkendes af et menneske. Copilot er en assistent, ikke en bogholder.
- Rækker standarden ikke, kan AL-udviklere bygge egne Copilot-funktioner som udvidelser, der tåler opdateringer.
Hvad er Copilot i Business Central?
Copilot i Business Central er en samling AI-funktioner, som Microsoft leverer som en del af standardproduktet. De dukker op dér, hvor brugerne allerede arbejder: på varekortet, i bankafstemningen, på salgsordren og i listerne. Der er ikke tale om et separat system, men om hjælp inde i de skærmbilleder, I kender.
Ved siden af de enkelte funktioner arbejder Microsoft på agenter. En agent er mere selvstændig end en almindelig assistent: den kan tage en opgave, for eksempel at behandle en indkommende forespørgsel, og forberede de næste skridt, som en medarbejder derefter godkender. Da dette skrives, er flere af disse agenter stadig i forhåndsversion og kun tilgængelige i visse lande og sprog.
Typiske funktioner i standarden
Funktionerne skifter navn og omfang fra version til version, så beskrivelsen her er bevidst generel. Det, man typisk finder, er:
- Tekst til varer. Copilot foreslår en salgs- eller marketingtekst ud fra varens egenskaber, som I kan rette og bruge i webshop eller katalog.
- Hjælp til bankafstemning. Forslag til, hvilke banktransaktioner der hører til hvilke poster, og hvor uafstemte beløb kan bogføres.
- Forslag til salgslinjer. Ud fra en beskrivelse eller et dokument foreslår Copilot varer og antal på en salgsordre eller et tilbud.
- Chat og hjælp. Brugere kan spørge i almindeligt sprog om, hvordan noget gøres, eller finde frem til data uden at kende menuerne.
- Analyse af lister. Copilot kan hjælpe med at gruppere og opsummere data i en liste, så man hurtigere får et overblik.
Ikke alle funktioner findes på dansk eller i alle lande på samme tid. Se Copilot-oversigten i jeres eget miljø, før I planlægger efter en bestemt funktion.
Hvad der skal være på plads
Copilot bygger på jeres data. Derfor afgør datakvaliteten, hvor gode forslagene bliver. Mangelfulde varekort giver tynde produkttekster, og uensartede debitorer giver forkerte salgslinjer. En oprydning i grunddata er det mest kedelige og mest værdifulde forarbejde.
Dernæst rettigheder. Copilot ser kun det, brugeren selv har adgang til, så rettighedssæt og roller skal afspejle virkeligheden. Har alle adgang til alt i dag, er det et godt tidspunkt at rydde op.
En administrator skal aktivere funktionerne. Nogle af dem kræver, at I tillader, at data behandles af Azure OpenAI uden for jeres eget geografiske område, hvis tjenesten ikke findes i jeres region. Det er en beslutning, der hører hjemme hos dem, der har ansvaret for databeskyttelse, ikke kun hos IT.
Til sidst brugerne. De skal vide, hvad Copilot kan, hvor den tager fejl, og at hvert forslag skal læses igennem, før det godkendes. En kort oplæring med jeres egne data virker bedre end en generel demo.
Når standarden ikke rækker: Copilot i Business Central som udvidelse
Standardfunktionerne dækker almindelige opgaver. Har I en proces, der er særlig for jer, for eksempel at læse leverandørers prislister eller klassificere reklamationer, kan en AL-udvikler bygge sin egen Copilot-funktion.
Business Centrals systemapplikation har et AI-modul, som lader en udvidelse kalde jeres egen Azure OpenAI-ressource. Funktionen kan vises i den samme brugerflade som Microsofts egne, med de samme regler om, at brugeren godkender resultatet. Det vigtige er, at alt sker i en udvidelse. Så gælder de samme principper som for al anden tilpasning, og løsningen overlever Microsofts opdateringer. Vi har beskrevet dem i vores guide til Business Central-udvikling, og de gælder for alle vores Business Central-opgaver, med eller uden AI.
Egen AI kræver også drift: overvågning af svar, styr på omkostningerne i Azure og test, når modellerne skifter. Det hører med i aftalen om løbende vedligeholdelse. Er I i tvivl om, hvad en tidligere partner har bygget, kan en kodeaudit afklare det, før I bygger videre.
Dynamics 365 Sales og agenter på tværs af systemer
Bruger I også Dynamics 365 Sales, findes der en tilsvarende Copilot dér, rettet mod sælgerens hverdag: opsummering af kunder og muligheder, forberedelse af møder og udkast til e-mails. Den virker bedst, når CRM og ERP deler de samme kundedata, og det kræver en ordentlig integration. Det er en klassisk opgave for Dynamics 365-udviklere.
Skal en AI-løsning arbejde på tværs af flere systemer, er Power Platform og Copilot Studio som regel den vej, Microsoft lægger op til. Her kan man bygge egne agenter, der henter data fra Business Central og andre kilder. Kræver det mere end det, er det egentlig AI-udvikling.
Hvad koster det?
Vi nævner bevidst ingen priser. Microsoft ændrer jævnligt, hvad der er inkluderet i Business Central-licensen, og hvad der afregnes efter forbrug, især for agenter. Tjek de aktuelle licensvilkår hos Microsoft eller jeres licenspartner, før I regner på en business case. Bygger I selv med Azure OpenAI, betaler I for forbruget på jeres egen Azure-ressource.
Ofte stillede spørgsmål
En række Copilot-funktioner følger med Business Central, men vilkårene ændrer sig, og agenter kan afregnes særskilt. Tjek Microsofts aktuelle licensvilkår.
Det afhænger af funktionen. Nogle understøtter dansk, andre kun engelsk eller udvalgte lande. Se oversigten over Copilot-funktioner i jeres eget miljø.
Copilot laver forslag, som en bruger skal gennemse og acceptere. Sådan bør I også indrette jeres processer, også når agenter kommer til.
Ja. AL-udviklere kan bruge AI-modulet i systemapplikationen med jeres egen Azure OpenAI-ressource og levere funktionen som en udvidelse.
Hvad vi ville gøre
Vælg én eller to processer, hvor der bruges meget tid i dag, for eksempel produkttekster eller bankafstemning. Mål, hvor lang tid de tager nu. Ryd op i de data, de bygger på, slå de relevante funktioner til for en lille gruppe, og træn den. Mål igen efter en måned, og beslut først derefter, om I skal udvide eller bygge selv. Læs mere om vores Business Central-udviklingstjenester.
Vil I have hjælp til at komme i gang med Copilot i Business Central? Skriv til os eller book et møde.
